5 passos de como ter um escritório de contabilidade digital

O escritório de contabilidade digital tem mais eficiência nos processos internos através do uso de sistemas tecnológicos e a própria internet. Isso garante a automatização de processos rotineiros e que não agregam valor ao escritório contábil.

Essa terceirização de atividades de baixa relevância para ferramentas de automação, que podem ser onlines ou não, garantem que o negócio consiga dar muito mais atenção ao cliente e ao mercado que está inserido. Com isso, as ações ficam muito mais estratégicas e tornam o escritório mais competitivo.

Neste texto, você irá entender o que é um escritório de contabilidade digital, suas vantagens, os principais passos para criar um escritório e também como as ferramentas de gestão podem ser grandes aliados na automatização de tarefas mais burocráticas e também na geração de relatórios mais estratégicos.

O que é um escritório de contabilidade digital? 

O escritório de contabilidade digital tem a mesma função dos escritórios físicos, contudo oferecem serviços utilizando a conexão com a internet e outros tipos de ferramentas para atender melhor os clientes. Várias atividades que antes eram feitas manualmente, agora podem ser ser automatizadas, criando fluxos mais seguros, fáceis e produtivos.

Na maioria dos casos, o cliente recebe o acesso de uma plataforma onde ele pode fazer todas as tarefas, contando sempre com o suporte do escritório. A maior parte das informações ficam na nuvem, o que possibilita a integração de dados de outras áreas e facilita na organização de informações e documentos.

Considerando a jornada corrida dentro do escritório contábil, contar com a tecnologia do digital contribui para o aumento da produtividade, facilita os processos e ainda transmite informações de forma ágil e facilitada para o time interno e também para o cliente. Tudo isso no final do dia, garante muito mais tempo de sobra para atividades importantes.

Tecnologias para os escritórios de contabilidade digital

Assim como todos os setores, a contabilidade digital passa por adaptações conforme os anos vão passando e que também vão de acordo com as necessidades do cliente. Selecionamos 6 tendências mais interessantes para a área de contabilidade.

Contabilidade em nuvem

Em muitas empresas, já é uma realidade o armazenamento dos dados da empresa na nuvem, onde todas as informações ficam acessíveis pela internet. Uma das maiores vantagens é poder acessar os dados de qualquer local, em qualquer dispositivo, tornando o processo mais prático e seguro. Além disso, há a possibilidade de contar com um backup automático dos dados. Dessa forma, as informações ficam sempre seguras.

Integração de sistemas

As empresas podem ser divididas em diversos setores, e todas elas possuem informações valiosas. Uma ferramenta que possibilita a integração de sistemas, pode gerar dados valiosos para que a empresa possa trabalhar de forma mais estratégica e alinhada para conseguir atingir seus objetivos.

Escrituração digital

A escrituração digital permite que documentos tributários, trabalhistas e legais sejam enviados de forma digital pela internet, poupando o responsável da área por se deslocar fisicamente para entrega dos documentos. Dessa maneira, os processos são otimizados e  mais seguros tanto para a empresa quanto para o escritório de contabilidade.

Aplicação de Business Intelligence

O Business Intelligence ou o BI, pode ser traduzido como Inteligência de Negócios e é uma área que tem como objetivo ler as informações de todas as áreas de uma forma mais estratégica. Os dados soltos acabam não significando nada. Por isso, é trabalho do BI fazer essa leitura extraindo alguns insights para que a empresa possa adotar medidas para crescer estrategicamente.

E para facilitar ainda mais a leitura desses dados, existem ferramentas que criam relatórios com as informações mais relevantes para serem apresentadas para o cliente e também para outras áreas. Esses relatórios com integrações de outros sistemas, são atualizados em tempo real, otimizando ainda mais os processos da empresa.

Uso de Big Data

Para que o profissional de business intelligence possa exercer o seu trabalho, o Big Data também é uma ferramenta muito importante pois é responsável por tratar, analisar e obter informações de grandes bancos de dados que posteriormente serão analisados pelo BI. Como há vários tipos de aplicação, cabe ao profissional de contabilidade mostrar ao cliente qual a melhor maneira de fazer uso dessa ferramenta.

5 passos para ter um escritório contábil digital

Uma das principais vantagens da contabilidade digital é que ela oferece modelos de negócios bastante acessíveis a quem já tem um escritório contábil físico, ou para quem vai abrir o seu pela primeira vez. Assim, se você tem interesse em investir nessa tendência, preste atenção aos seguintes passos:

1 . Aumente a presença digital

Uma vez decidido que você e a sua empresa farão essa transição, é preciso também fazer mudanças nos processos internos. Procure deixar o time interno ciente desse objetivo e comece a investir na digitalização de pequenos fluxos para começar a colher resultados o quanto antes.

Algumas formas simples de fazer isso é começar a explorar ferramentas de automação de atividades, como Trello e Asana. Explorar os recursos de agendas online também é uma boa forma de começar a aumentar a presença digital dentro do escritório. O importante é começar o quanto antes!

2. Mude processos offline para o online

Com a ajuda de ferramentas de gestão, é possível organizar o fluxo de trabalho dos colaboradores, saber como as tarefas estão delegadas e o tempo utilizado para realizar determinada tarefa. Com isso, os processos se tornarão mais ágeis e todas as etapas ficarão registradas para que se possa fazer uma análise posterior em relação aos resultados e passar feedbacks mais proveitosos.

3. Suba documentos na nuvem

Você ainda utiliza documentos em papel dentro do seu escritório de contabilidade? Saiba que atualmente existem ferramentas capazes de armazenar todos os documentos dos seus clientes na nuvem, o que significa que eles estarão disponíveis em qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.

Isso facilita o compartilhamento e também permite que os colaboradores possam trabalhar de qualquer lugar, sem precisar ficar preso a um escritório. Um bom exemplo disso são as ferramentas Google Docs e Google Sheets, que permitem o trabalho colaborativo dentro da própria nuvem do Google.

4. Explore novos canais de atendimento

É claro que existem pessoas que preferem o atendimento à moda antiga, com contato pessoal, mas ser atendido rápido e ter seu problema resolvido é ainda melhor! Os canais de atendimento online garantem isso ao cliente.

Esse atendimento virtual permite que a empresa consiga conversar com os seus clientes de forma mais ágil, uma vez que ele não precisa mais se deslocar fisicamente. Aplicativos de mensagem são boas opções para fazer esse suporte, pois oferecem envio de mensagens, áudio, vídeos e documentos e as informações são criptografadas, dando maior segurança para o seu cliente.

5.Implemente um software de gestão

Organizar todas as informações de todos os setores de um escritório de contabilidade digital pode não ser uma tarefa muito fácil. Por isso, é sempre indicado fazer a contratação de um software de gestão empresarial para ajudar nessa missão.

Existem diversas opções disponíveis no mercado. Por isso, é preciso fazer uma pesquisa para poder verificar qual é a que vai atender melhor às necessidades da sua empresa, principalmente na área fiscal e de cadastramento de informações dos clientes.

Por que investir em um escritório de contabilidade digital?

O escritório de contabilidade digital está se tornando cada vez mais popular no mercado, especialmente entre os clientes por oferecer mais agilidade nos processos que antes demoravam muito mais tempo, devido a demora em compartilhar as informações.

Pensando nisso, os softwares de gestão empresarial foram criados para poder ajudar as empresas a melhorarem o fluxo de informação, sem deixar de lado a segurança desses dados. Além de oferecerem funcionalidades que permitem cruzar informações de diferentes setores para poder tomar decisões mais estratégicas.

A Omie possui um software de gestão que entrega soluções para o seu escritório de contabilidade e que vão ajudar você e seu time a ingressar com muito mais tranquilidade no cenário digital. Confira!