Controles de gestão para pequenos negócios

As medidas restritivas e demais mudanças causadas pela pandemia de covid-19 acabaram por impactar planejamentos, decisões e resultados de empresas, principalmente aquelas de pequeno e médio porte que representavam a maior parcela dos empreendimentos no Brasil. Segundo dados do Sebrae, em 2020, 17,2 milhões de pequenos negócios no país foram afetados. Desse montante, 5,3 milhões tiveram mudanças em suas operações devido à crise sanitária. Mais de 10 milhões tiveram que interromper seu funcionamento temporariamente em algum momento da pandemia que ainda persiste. E, considerando esse universo de empreendimentos, um total de quase 15 milhões de negócios já sofreram com a redução de faturamento.

Com o objetivo de disseminar Práticas de Controles de Gestão entre gestores e proprietários de negócios de diferentes áreas de atuação com ênfase no período de crise sanitária, foi proposta uma ação de extensão envolvendo acadêmicos da disciplina de Controladoria, do curso de Ciências Contábeis da UFRGS.

Foram realizados três webworkshops (CARRARO, BATTISTI e BRITO, 2020): em julho/2020, novembro/2020 e maio/2021. No total, participaram 40 gestores de empresas de pequeno porte. No decorrer dos eventos foram apresentadas as práticas relacionadas ao controle de gestão de Clientes, Estratégia, Sistemas de Informações, Qualidade, Desempenho, Colaboradores, Riscos, Orçamento e Custos. A dinâmica foi proposta tendo por base a metodologia de Carraro, Meneses e Brito (2019).

A dinâmica e organização dos webworkshops se deram a partir de obtenção de informações prévias com os empresários antes do evento; de interações durante o evento em sala de webconferência e uso de ferramentas digitais (Mentimeter e Padlet); e observação dos discentes durante as sessões.

Identificou-se, a partir da participação dos empresários nos eventos, que na categoria Estratégia, as práticas de melhoria contínua de produto, plano de marketing e planejamento estratégico foram as mais utilizadas em tempos de pandemia. A maioria dos empresários que utilizam uma dessas práticas apresentou diminuição no faturamento. Nas práticas da categoria de Sistemas de Informações, as redes sociais, WhatsApp e e-mail/chat para contato com clientes e fornecedores são as mais utilizadas. Acentua-se que a maior parte das empresas que utilizam essas três práticas manteve-se em cenário de estabilidade durante a pandemia, com seus gastos e quantidade de colaboradores.

No que se refere às práticas da categoria Desempenho, destacam-se positivamente as análises financeiras, de fluxo de caixa e de margem de lucro. Nota-se que, das empresas que fazem uso de análises financeiras, de fluxo de caixa, de margem de lucro e, inclusive, análise de balancetes, a maioria possui mais de 10 anos de funcionamento.

Quanto às práticas propostas para as categorias Orçamento e Custos, faz-se menção às análises de custos, bem como de custos fixos e variáveis e ponto de equilíbrio, que estão entre as mais utilizadas pelos participantes. A maioria das empresas que utilizam alguma dessas práticas aumentou seus investimentos em novos produtos/serviços durante a pandemia e apresenta modelo de gestão centralizado.

Em relação às práticas da categoria Clientes, destacam-se as práticas de acompanhamento virtual, as ações de marketing digital e a base de dados com informações dos clientes. A maior parte das empresas que fazem uso dessas práticas apresentou aumento nos investimentos em novos produtos/serviços durante a pandemia. Já para as práticas da categoria Colaboradores, os gestores utilizam majoritariamente as práticas de avaliação dos colaboradores, gestão da produtividade e apoio ao home office.

Dessa forma, a maioria das empresas que utiliza essas práticas conseguiu manter um cenário estável quanto à quantidade de colaboradores no momento mais crítico da pandemia.

Relativo à categoria Riscos, sobressaíram-se em tempos de pandemia as práticas de backup de informações, controles internos e análise da concorrência. As empresas que investiram ou mantiveram o uso dessas três práticas durante a pandemia apresentaram, em sua maioria, tempo de existência superior a 10 anos. Por fim, no tocante às práticas da categoria Qualidade, as práticas de gestão de reclamações, de feedback no pós-venda e de lista de atividades com prazo foram as mais utilizadas. Sendo que, em grande parte, essas empresas apresentam modelo de gestão centralizado.

A proposta de realização dos webworkshops contribuiu para a formação dos gestores e também para a aprendizagem dos estudantes da disciplina que acompanharam os eventos. Permitiu o enriquecimento e a construção de conhecimento. As Práticas de Controle de Gestão se mostraram importantes para a condução dos negócios, especialmente com o propósito de praticar gestão em tempos de crise.

(*) Wendy Haddad Carraro é professora do curso de Ciências Contábeis e do Programa de Pós-graduação em Controladoria e Contabilidade da UFRGS.
(*) Donavan Salaibe Motta é acadêmico do curso de Ciências Contábeis da UFRGS.
(*) Ueiler Lisoski Duarte é acadêmico do curso de Ciências Contábeis da UFRGS.