Como melhorar e evitar falhas de comunicação no trabalho

Falhas de comunicação são o problema de 64% das empresas brasileiras, segundo pesquisa realizada pela Project Management Institute (PMI) em 184 empresas, entre elas Petrobrás, Nestlé, Vale, IBM e HP.

Pesquisa feita pelo jornal americano The Economist revelou que a falta de comunicação no trabalho trouxe estresse para 52% dos colaboradores. Além disso, para 44%, acarretou em atrasos ou fracassos na hora de entregar um projeto.

Pesquisas apontando os prejuízos que a falta de comunicação traz para o dia a dia de trabalho e dentro das empresas não faltam. Nas palestras que ministro sobre comunicação e comportamento, também percebo que todas as empresas enfrentam este problema, em maior ou menor grau.

O fato é que passamos grande parte do nosso tempo, se não a maior parte dele, trabalhando e convivendo com colegas de trabalho/clientes. Por isso, cultivar um bom relacionamento e a troca produtiva de informações no dia a dia de trabalho é fundamental para que todos desempenhem as atividades e tenham qualidade de vida. Sim, porque acabamos levando os problemas do trabalho para casa.

Por isso, compartilho aqui algumas dicas preciosas para reduzir os atritos na rotina laboral e melhorar a comunicação com colegas e clientes:

É preciso expressar exatamente o que está precisando

Temos sempre que partir do princípio que NADA é óbvio. As pessoas têm vivências diferentes e interpretam a mesma mensagem de maneiras diferentes. Se precisa que alguém execute uma tarefa, explique exatamente como ela deve realizar. Exemplo: Fulano, faça um relatório de no máximo uma página contendo as informações sobre x, y e z. Preciso deste documento até dia tal.

Parece simples, mas a maioria das pessoas não explica exatamente o que quer e se frustra com o resultado.

Traga sua vulnerabilidade

Não existe problema algum em falar que não sabe como executar alguma tarefa, ou que está com alguma dúvida. As pessoas terão muito mais vontade de colaborar com alguém que demonstra que não sabe tudo do que com o sabichão. Arrogância afasta as pessoas. Além do mais, ninguém sabe tudo, não é mesmo?

Então não hesite em pedir a opinião dos colegas e perguntar se eles têm alguma sugestão que poderia melhorar a execução da tarefa, projeto ou relatório.

Transforme queixas e reclamações em pedidos específicos

Falar para alguém “você sempre chega atrasado”, ou “você nunca me escuta” pode surtir o resultado oposto e piorar a situação. Ao invés de fazer críticas genéricas, especifique quando aconteceu determinado fato que te desagradou, como você interpretou aquilo e como gostaria que tivesse sido resolvido, para que determinada ação não se repita. Pode ter certeza que a pessoa vai conseguir visualizar muito melhor o que você está pedindo.

Ser exemplo do comportamento que gostaria de ver no outro

De nada adianta querermos que as pessoas tenham determinadas atitudes conosco se não fazemos o mesmo com elas. Então, observe se o comportamento que você desaprova nos outros está sendo repetido por você. Nunca é tarde para rever nossas atitudes.

(*) Larissa Almeida é formada em Comunicação Social pela UFMS e pós-graduada em Influência Digital pela PUC-RS. Trabalhou durante 14 anos na área de comunicação e imagem em importantes instituições como Caixa Econômica Federal, Prefeitura de Campo Grande, Governo do Estado de Mato Grosso do Sul, Senado Federal, além de ter coordenado a comunicação da Sanesul. Consultora de imagem formada pelo RML Academy e Centro Universitário Belas Artes de São Paulo. Especialista em Dress Code e comportamento profissional por Cláudia Matarazzo e RMJ Treinamento e Desenvolvimento Empresarial. Siga-me no Instagram @vistavoce_.