Reuniões que poderiam ser só um e-mail. Quando elas são realmente necessárias?

"Vocês estão vendo minha tela?". "Seu microfone está fechado". Talvez essas sejam algumas das frases que mais falamos e ouvimos na rotina de trabalho nos últimos doze meses. As reuniões online vieram para ficar e aparentemente sem data para acabar. Algumas vezes motivadas pela falta de contato, outras pela falta de confiança, mas o fato é que nem sempre elas precisariam durar o tempo que têm durado. E muitas delas nem deveriam ser realizadas.

Para ter uma ideia do número de profissionais que tiveram esse formato de reuniões incluído na rotina, basta observar a quantidade de empresas em regime de home office. De acordo com o relatório Demanda por Talentos no Cenário Atual, divulgado pela Robert Half, entre abril e dezembro de 2020, 80% das vagas trabalhadas pela consultoria de recrutamento eram para trabalho remoto: um aumento de 75%, se comparado às vagas ofertadas em 2019.

E não há como negar que o formato pegou muitos gestores e líderes despreparados para os desafios dessa modalidade. A clássica frase "essa reunião poderia ter sido um e-mail" já se tornou viral na internet e, consequentemente, demonstrou que o problema não atinge somente uma ou duas empresas, e sim todo o mercado. Para os gestores, essa brincadeira pode servir de alerta: como posso otimizar as reuniões do meu setor?

O primeiro passo para reduzir o tempo e frequência das reuniões é definir o formato de comunicação que a equipe irá usar e deixar isso claro para todos. Canais de contato transparentes e claros auxiliam na comunicação do dia a dia e evitam a necessidade de fazer reuniões para esclarecer dúvidas ou entraves da rotina de trabalho.

Porém, se a reunião for inevitável, adotar medidas para mantê-la organizada e produtiva são essenciais. Uma periodicidade bem definida é um dos passos que podem auxiliar. Se a equipe souber a data das reuniões e o objetivo claro desse encontro virtual, poderão preparar o material previamente e deixar a discussão mais assertiva. Além disso, compartilhar com todos uma pauta prévia do que será conversado e também uma ata com prazos, atividades e os responsáveis por cada atividade ao final do encontro fazem o fluxo de trabalho funcionar de forma mais ágil e prática.

Outro ponto importante é entender exatamente quem deve participar de cada reunião. A ideia de chamar a equipe toda, para deixar todos cientes de uma nova atividade, pode parecer inclusiva, mas toma mais tempo e pode gerar o sentimento de repulsa, pelo fato de a pessoa estar em mais um encontro sem necessidade. Para resolver isso, o ideal é chamar somente os envolvidos diretos e, para informar a todos, usar os canais de comunicação definidos, como e-mail, grupos em aplicativos de mensagem direta ou plataformas internas. E, para aqueles que forem convocados para o encontro virtual, é essencial pontuar a importância de ligarem suas câmeras, isso torna a reunião mais interativa e mostra o interesse de cada participante, já que, deixando a câmera desligada, não é possível identificar se os participantes estão mesmo atentos ao conteúdo.

Além da importância para aumentar a qualidade do trabalho e a produtividade durante o home office, as reuniões também são uma excelente ferramenta para que o gestor entenda sua equipe e gere uma conexão com os colaboradores nesse período difícil. Por isso,  utilizar esses encontros para se aproximar das pessoas, identificar problemas que afetam o trabalho e entender os desafios da vida pessoal para poder oferecer auxílio àqueles que demonstrarem dificuldades podem ser táticas assertivas. Afinal, essa reunião também pode ser uma demonstração de empatia!

*Matthias Schupp é CEO da Neodent e EVP do Grupo Straumann da América Latina