Estratégias para potencializar a produtividade e o foco

Eu tenho a convicção que quanto maior o problema ou quanto mais problemas tivermos, menos drama temos que fazer e mais simples tem que ser a nossa solução.

Leonardo da Vinci dizia que a simplicidade é o mais alto grau de sofisticação. Antoine de Saint-Exupéry afirmava que a excelência se alcança não quando não se tem nada mais a acrescentar e sim quando não se tem nada mais a retirar.

Onde devemos focar a nossa atenção e como podemos fazer mais com o mesmo ou com menos? A resposta está em escolhermos a abordagem correta.

A minha intenção é repassar neste artigo vários argumentos que corroboram com o exposto e mostrar como a importância deste tema vai muito além da nossa questão individual, e tem impacto na nossa sociedade como um todo, na nossa geração e nas gerações futuras.

Começo por puxar um conceito da Física e da Termodinâmica, chamado de entropia. Entropia na Física significa que todo sistema aberto – no sentido de que realiza troca de energia com o meio – se desenvolve em detrimento de outro sistema. Nós, seres vivos, para nos desenvolver e crescer, realizamos isso à custa de organismos animais, vegetais e minerais.

Quanto maior o nível de organização de um sistema, menor o nível de entropia. Isto porque os sistemas abertos no universo tendem à desorganização, à aleatoriedade, à dispersão, e manter a organização significa caminhar na contramão. Assim, reduzimos a entropia (ou seja, aumentamos a organização em determinado sistema) injetando energia neste sistema, para mantê-lo ou aumentar o seu nível de organização.

Trazendo para o nosso mundo empresarial, procuramos, em nossas empresas, obter o maior nível de rentabilidade e ordenamento possível. Por definição, nesse caso, trabalhamos com um sistema reduzindo a sua entropia, ou seja, reduzindo seu grau de desordem.

O pouco que descuidamos da nossa gestão ou do trato com colaboradores, produtos e finanças da empresa, é suficiente para observarmos problemas, como insatisfação, reclamações de clientes, fluxos financeiros negativos, entre outros pontos. Os problemas começam a "pipocar" aos poucos. A nossa atenção precisa estar voltada a manter a organização do sistema empresa.

Neste ponto, introduzo um outro conceito. Para lidar com os aspectos anteriormente descritos, precisamos transferir energia originária de outros sistemas, que neste momento chamo de capitais. Capital, por definição, é o que potencialmente pode gerar energia, valor e riqueza para outros sistemas. Temos basicamente seis naturezas de capital: Natural, Manufaturado, Humano, Social-Relacionamento, Intelectual e Financeiro.

São desses capitais que extraímos as matérias-primas para a nossa produção, é neles que destinamos os resíduos que produzimos, é deles que obtemos os fatores humanos, financeiros e intelectuais que serão utilizados como alavancas para a obtenção de resultados e que irão oferecer condições para que possamos avançar e vencer na lógica capitalista de competição.

Para mantermos e evoluirmos os resultados e a produtividade de nossas organizações, precisamos aproveitar adequadamente o que cada um destes capitais tem a nos oferecer. Como não são inesgotáveis, inclusive na natureza (como o capital Natural), a nossa obrigação é utilizá-los da forma mais otimizada e inteligente possível, aplicando-os em nossas empresas através da melhor abordagem possível.

O que significa "melhor abordagem possível"?

A resposta para isto pode ser bem ampla, porém, vamos focar no principal. Ao invés de tratarmos tudo que nos incomoda ou a nossas organizações como se fosse problema, podemos focar nas causas-raiz, em poucos pontos de atuação, e muitos dos efeitos indesejados (ou problemas) com os quais convivemos tenderão a desaparecer, simplesmente implementando a alavanca inicial que impulsionará e movimentará as consequências positivas que desejamos.

Isto significa que agir na restrição – aquilo que realmente limita o desempenho de nossa empresa, ou de nossas carreiras, ou da nossa vida pessoal – é a forma mais efetiva de abordagem gerencial ou pessoal. O nosso foco principal deve ser remover as restrições que impedem que alcancemos os objetivos e metas que estabelecemos.

Definir adequadamente o nosso propósito, a nossa missão, também é fundamental. Quantas vezes não somos tardiamente pegos em situações, onde tivemos que depositar muito esforço e atenção, e ao final questionamos a sua validade? Temos que nos perguntar: o que me motiva? O que eu quero comemorar? O que eu quero transformar? Se eu fizer isto, chegarei onde eu quero? Para assegurarmos ou melhor qualificarmos a validade dos nossos propósitos e onde temos que depositar nossa atenção e nossa energia.

De todos os fatores que disponibilizamos, o tempo é o fator mais importante e o fator mais escasso. Mais que a entropia (que podemos reverter sua tendência injetando energia de outros sistemas), o tempo é uma flecha única, para frente, não pode ser recuperado, não pode ser estocado. Tudo se resume ao uso otimizado do tempo, evitando ocupa-lo com ações que não nos levam a nossos objetivos ou ações que não contém a correta abordagem, a necessária simplicidade.

Para isto tudo, é muito mais importante fazer as coisas certas do que fazer certo as coisas. Temos que aprender a fazer as perguntas certas a nós mesmos e dentro de nossas empresas. Rubem Alves dizia: "se as perguntas não são certas, as respostas não servem para nada". As perguntas são muito mais importantes que as respostas.

Resumindo, a simplicidade é saudável para organizarmos entropicamente nossos sistemas humanos sem sobrecarregar ou prejudicar em demasia outros sistemas, dos quais dependemos e não são infinitos ou inesgotáveis. A simplicidade é coerente para organizarmos entropicamente nossos sistemas. A simplicidade é coerente com a visão que temos da entropia e com a forma como temos de lidar com ela.

No longo prazo, quem fará a diferença é a abordagem correta da nossa ATENÇÃO GERENCIAL.

Nós, nossa geração, e futuras gerações, dependem desta abordagem correta.

(*) João Luiz Simões Neves é economista formado pela Unicamp.